Checklist voor een draaidag op een filmset

Vergunningen en verzekering

Binnen op een gehuurde set maak je de afspraken met de verhuurder. Draai je ook buiten op de openbare weg, plaats je objecten op straat of zet je parkeerplekken af, dan heb je vaak een melding of filmvergunning van de gemeente nodig. De regels en termijnen verschillen per gemeente: Utrecht vraagt een filmlocatievergunning minimaal drie weken vooraf aan te vragen, Baarn noemt acht weken voor een vergunning. Een film commission kan adviseren, maar de producent vraagt de vergunning zelf aan.

Vraag de verhuurder of je een bewijs van aansprakelijkheidsverzekering of een borg moet aanleveren, en check of je eigen verzekering schade aan een gehuurde ruimte en gehuurde apparatuur dekt. Bij veel verhuurders ben jij als huurder verantwoordelijk voor iedereen die op de set is. Zie voorwaarden, annulering en schade.

Mensen op de set

• Kinderen: wil je een kind tot en met 12 jaar laten meespelen, dan is een ontheffing van de Nederlandse Arbeidsinspectie nodig. Volgens de Arbeidsinspectie dien je de aanvraag ten minste vijf werkdagen vooraf in, en kan de autorisatie om te mogen aanvragen ook tot vijf werkdagen duren. Voor 13 tot en met 18 jaar gelden aparte regels.
• Figuratie: vraag of de set zelf figuranten of specialisten levert. Bij de ziekenhuisset in Uithoorn zijn ambulances en figuratie op aanvraag.
• Catering: vraag waar gegeten mag worden, want op de set zelf is eten en drinken niet altijd toegestaan. Sommige verhuurders bieden lunch aan; RadarLAB noemt €19,50 per persoon (indicatief).

Laden, stroom en effecten

• Laden en lossen: hoe dicht komt de bus bij de deur, is er laden op straatniveau, zijn er trappen of smalle gangen, en waar parkeert de crew? Bij historische gebouwen is dat vaak lastiger dan in een studio. Filter studio’s op laden op straatniveau.
• Stroom: vraag hoeveel vermogen er is, welke aansluitingen (bijvoorbeeld 16A, 32A of 3-fase) en of je een aggregaat mag gebruiken. Zie ook lichtopstellingen.
• Rook, vuur en nepwapens: vraag de huisregels vooraf. Rookmachines kunnen een brandmelder activeren, en voor geweldsscènes of speciale effecten op straat gelden in veel gemeenten extra regels.

Zet alles in een draaiboek met tijden voor opbouw, draaien en afbouw, en deel dat met de verhuurder. Hoe je terugrekent vanaf de eindtijd staat in je shootdag plannen.